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SECRETÁRIO

Natureza do Trabalho

Os secretários são os profissionais responsáveis pelas diversas tarefas administrativas necessárias ao correcto funcionamento de uma administração, serviço ou escritório. As tarefas de secretariado são, entre outras, processar, dactilografar e traduzir relatórios, cartas e actas, atender telefonemas, receber visitantes, marcar encontros e entrevistas, contactar clientes, preencher impressos, enviar documentos através de fax e correio e organizar e manter diversos ficheiros e dossiers. Podem também preparar processos para a chefia, compilando a documentação e a informação necessárias, transmitir decisões, providenciar reuniões de trabalho e redigir as suas actas, tirar fotocópias, receber e classificar correspondência e documentos, efectuar a marcação de viagens e assegurar a ligação entre os profissionais que secretariam e o resto dos elementos da organização.

Os deveres específicos destes profissionais dependem, no entanto, do tipo de empresa em que trabalham e do nível de responsabilidade e iniciativa que possuem. Por exemplo, os secretários de administração, além das tarefas administrativas, podem ter que preparar a informação para a elaboração de orçamentos e relatórios estatísticos e financeiros e chefiar outros empregados de escritório. Outros secretários são altamente especializados na execução de trabalhos que exigem o conhecimento de certas terminologias e procedimentos: por exemplo, um secretário que trabalhe num gabinete de advocacia necessita de saber redigir determinados documentos legais e deve usar e compreender o uso de expressões jurídicas (algumas delas em latim) e abreviaturas.

Nos últimos anos, as funções e a rotina de trabalho dos secretários têm vindo a sofrer importantes alterações, principalmente em resultado do uso crescente do computador pessoal e da generalização dos equipamentos eléctricos e electrónicos que encontramos nos escritórios actuais, tais como as fotocopiadoras de múltiplas funções, os fax e os telefones que funcionam como pequenas centrais telefónicas. Este desenvolvimento tecnológico tem levado a que estes profissionais executem as suas tarefas de uma forma mais rápida (e com maior qualidade), bem como ao aparecimento de tarefas mais complexas. Por outro lado, muitos dos gestores e administradores de hoje possuem um computador pessoal e fazem eles próprios as suas cartas e outros documentos, aliviando o trabalho de rotina tradicionalmente executado pelos secretários.

Os requisitos que lhes são exigidos têm também evoluído: antes, exigia-se apenas que um secretário fosse simpático e de confiança e que soubesse atender telefonemas, tomar notas e receber pessoas. Actualmente, o perfil profissional dos secretários é mais abrangente e o seu trabalho é menos supervisionado, com níveis crescentes de autonomia e responsabilidade. É fundamental, por isso, que os secretários de hoje tenham uma forte capacidade de organização e planeamento, um raciocínio concreto e lógico bastante desenvolvido, um apurado sentido prático e a faculdade de saber agir perante situações novas e imprevistas. Um espírito criativo e de iniciativa pode também ajudar a resolver muitos dos problemas que surgem no seu dia-a-dia. É importante, ainda, possuir um forte controlo emocional, pois as situações de pressão e de frustração são comuns e o trabalho de secretariado é, por natureza, rotineiro.

Um secretário contribui também para a promoção da organização em que trabalha. É, por isso, imprescindível que possua diplomacia nos contactos que realiza e que fale e escreva correctamente a língua portuguesa (bem como que possua conhecimentos de línguas estrangeiras). Facilidade auditiva e de expressão oral, boa cultura geral, discrição, boa apresentação, pontualidade, amabilidade, assiduidade e gosto pelas relações humanas são, também, qualidades importantes e muito procuradas pelas entidades empregadoras. Estes profissionais devem ter, ainda, uma boa memória: fixar números, palavras, frases, nomes, vozes e fisionomias é fundamental na sua rotina quotidiana.

 

Emprego

O mercado de trabalho dos secretários é bastante alargado, pois trabalham - quase sempre por conta de outrem - em todo o tipo de organismos públicos e privados e estão dispersos por todo o território nacional. Dentro de cada organização, podem trabalhar junto dos mais diversos níveis hierárquicos e departamentos: financeiro, administrativo, comercial, jurídico, de recursos humanos, etc. Existe, contudo, um predomínio destes profissionais nas empresas comerciais e naquelas ligadas à actividade industrial. Também se destacam como principais entidades empregadoras as empresas do ramo financeiro (bancos, companhias seguradoras, empresas de investimento, etc.) e os organismos da administração central e local. A maioria dos secretários trabalha, assim, nas zonas de maior concentração industrial e de serviços, com destaque para os grandes e médios centros urbanos.

Dada a abrangência do seu mercado de trabalho, a procura destes profissionais é constante e existem boas perspectivas de emprego para quem pretenda construir uma carreira na área do secretariado. Contudo, os anúncios de emprego que se publicam diariamente mostram que essa procura é bastante diversificada e com algumas condicionantes. Por um lado, é difícil conseguir o primeiro emprego, pois as entidades empregadoras privilegiam muito a experiência profissional. Por outro lado, e apesar dos anúncios pedirem pessoas de ambos os sexos, a profissão de secretário é geralmente desempenhada por mulheres e tanto a oferta como a procura existentes parecem querer manter esta tradição. Além disso, os requisitos exigidos são bastante diversos, dependendo muito das características do posto de trabalho, tais como o nível de responsabilidade a assumir e o nível hierárquico dos profissionais a secretariar, bem como a sua área de actividade ou especialidade profissional. Regra geral, é na área do secretariado de direcção (ou assessoria de administração) que se exige maior nível de qualificação profissional.

O tipo de entidade empregadora é também importante na definição da procura. Uma empresa multinacional, por exemplo, impõe requisitos e responsabilidades bastante diferentes daqueles exigidos por uma pequena empresa: enquanto na primeira, um secretário pode secretariar apenas um único director e ser-lhe exigida uma formação superior, na pequena empresa, ele pode funcionar como relações públicas, telefonista, recepcionista e executar todo o trabalho administrativo existente, sendo-lhe apenas pedida experiência profissional. Na administração pública, estes profissionais trabalham, por norma, como secretários de direcção (assistindo, por exemplo, directores-gerais) e são recrutados de entre os funcionários existentes nos quadros, por nomeação dos seus superiores e, em regra, segundo um critério de confiança.

 

Formação e Evolução na Carreira

A formação na área do secretariado é bastante diversificada, pois existem cursos dos mais diferentes níveis de qualificação, tanto no ensino não-superior como no superior. Esta situação deve-se, em parte, às exigências do mercado de trabalho, o qual aceita profissionais com as mais diversas formações. Assim, a opção de frequentar um curso de maior ou menor nível de qualificação resulta do tipo de secretariado que se pretende exercer e da ambição presente na construção da carreira profissional. Quem optar por um curso superior pode optar entre licenciaturas e bacharelatos, nomeadamente:

Ensino Público

Bacharelatos

Estabelecimentos

Secretariado de Administração

 

Esc. Sup. de Tecnologia e Gestão da Guarda do Inst. Politéc. da Guarda

Assistente de Administração

Esc. Sup. de Tecnologia e Gestão de Portalegre do Inst. Politéc. de Portalegre

Secretariado e Administração

 

 

Esc. Sup. de Gestão, Hotelaria e Turismo de Faro da Universidade do Algarve

Línguas e Secretariado

Esc. Sup. de Educação de Castelo Branco do Inst. Politéc. de Castelo Branco e Inst. Sup. de Contabilidade e Administração do Porto do Inst. Politéc. do Porto

Ensino Particular e Cooperativo

Licenciaturas

Estabelecimentos

Assessoria de Direcção

Inst. Sup. de Línguas e Administração (Lisboa e Leiria)

Assessoria de Direcção e Administração

Inst. Sup. de Novas Profissões (Lisboa)

Bacharelatos

Estabelecimentos

Assistente de Administração

Inst. Sup. de Línguas e Administração (Bragança, Santarém e Vila Nova de Gaia)

Assistentes de Direcção

Inst. Sup. de Assistentes e Intérpretes (Porto)

Línguas e Secretariado de Administração

Esc. Sup. de Tecnologias de Fafe

Línguas e Secretariado

Inst. Sup. de Paços de Brandão (Lourosa)

Secretariado

Inst. Sup. de Administração, Comunicação e Empresa (Guarda)

Fonte: Guia de Acesso ao Ensino Superior - Disciplinas Específicas 1997

Fundamental é reunir os requisitos mínimos mais procurados pelas entidades empregadoras, nomeadamente conhecimentos de técnicas de secretariado e de informática na óptica do utilizador e fluência em línguas estrangeiras. Em relação às técnicas de secretariado, um bom profissional deve ter formação suficiente para saber minutar documentos de carácter administrativo e dactilografar minutas em equipamentos tradicionais e informatizados. Além disso, deve saber estenografia ou outro método de escrita rápido para tomar notas, bem como conhecer as terminologias e técnicas utilizadas em contabilidade, actividades comerciais, bancárias e jurídicas. O domínio de técnicas de estatística, de comunicação, de relações públicas, de tratamento e divulgação de informação e de arquivo e documentação deve ainda constar no rol das competências profissionais.

É imprescindível também que os secretários saibam trabalhar com um computador pessoal, principalmente no processamento de texto e na utilização de folha de cálculo. Este tipo de software é bastante útil na execução das tarefas de secretariado e o seu uso está vulgarizado na maioria das organizações (que cada vez mais optam pela informatização dos seus serviços). Em algumas empresas, os secretários necessitam também de saber trabalhar com arquivos electrónicos e bases de dados informáticas. Quem frequentar um curso de secretariado que não ministre bons conhecimentos de informática deverá, por isso, tentar obter essa formação através dos inúmeros cursos de informática existentes no nosso país.

O domínio da expressão oral e escrita de línguas estrangeiras é também necessário, sendo o inglês e o francês as línguas mais requisitadas pelos empregadores. Em muitos casos, é também exigido o conhecimento de expressões técnicas utilizadas noutros idiomas principalmente no âmbito da actividade comercial e jurídica. Os cursos de secretariado com deficiências no ensino de línguas estrangeiras devem ser, assim, complementados com outro tipo de formação capaz de ultrapassar tais deficiências e que seja adequado às necessidades da actividade de secretariado.

Contudo, um secretário não necessita, em início de carreira, de ter todos os conhecimentos e dominar todas as técnicas. Esta é uma profissão em que, no decorrer da carreira, é habitual mudar de empregador ou de área de actividade (às vezes, dentro da mesma empresa), dada a variedade de hipóteses de emprego. Assim, estes profissionais devem aperfeiçoar e completar os seus conhecimentos à medida que evoluem profissionalmente. Um secretário que trabalha no departamento de recursos humanos e é transferido para a secção financeira, por exemplo, necessita de obter formação nesta última área, a qual pode ser dada pela própria entidade empregadora. Noutros casos, é o profissional que, por iniciativa própria, decide investir na sua carreira e procura a formação que necessita.

 

Condições de Trabalho

Os secretários trabalham usualmente em gabinetes, sozinhos ou com outros profissionais (colegas ou superiores hierárquicos). Grande parte do tempo, encontram-se sentados em secretárias, junto dos equipamentos que mais necessitam, tais como o telefone, o computador ou a máquina de escrever, o fax e a máquina fotocopiadora. Dadas as características da sua profissão, os secretários devem ter alguns cuidados diários, de forma a não desenvolverem doenças profissionais: devem estar bem sentados para evitar problemas na coluna vertebral e não devem trabalhar em espaços com uma iluminação incorrecta para não esforçar a vista. Para quem trabalha com um computador, o mau posicionamento do teclado e do monitor e a inexistência de um filtro especial aplicado neste podem ainda contribuir para problemas de visão. Os secretários são ainda propícios a desenvolver problemas de natureza nervosa, em resultado da pressão diária e da rotina do seu trabalho. Atender e fazer constantemente chamadas, receber clientes, elaborar documentos e preparar reuniões são tarefas que exigem muito destes profissionais e causam frequentemente cansaço físico e mental.

A carga horária destes profissionais é, em regra, de cerca de 40 horas semanais, 8 horas por dia. Em alguns casos, todavia, os secretários acabam por trabalhar mais tempo (entre 10 e 12 horas diárias), em virtude das necessidades da entidade empregadora e/ou dos seus superiores hierárquicos. Estas situações são, em algumas organizações, prática corrente e acabam por ser prejudiciais, uma vez que reduzem o rendimento de trabalho destes profissionais e trazem custos para a sua vida pessoal. Em contraste, alguns secretários trabalham somente em regime de tempo parcial (part-time), geralmente em empresas de reduzida capacidade financeira ou com poucas necessidades de secretariado.

 

Remunerações

As remunerações oferecidas pelas entidades empregadoras aos secretários em início de carreira variam, em regra, entre os 80 e os 150 contos mensais, embora possam ir além destes valores. Os factores que mais determinam a faixa salarial são a experiência profissional, o tipo de entidade empregadora, as habilitações literárias e a formação contínua realizada durante a carreira. O tempo que se tem na organização e a área de actividade em que se trabalha são também factores importantes.

O nível hierárquico dos profissionais para os quais se trabalha é, ainda, determinante na fixação do nível salarial. Por norma, são os secretários de direcção que auferem rendimentos mais elevados, podendo ganhar cerca de 300 contos/mês. A estes secretários, algumas organizações oferecem ainda condições extra-salariais muito boas, tais como seguros de saúde ou de reforma e subsídios para os estudos dos filhos.

 

Perspectivas

Os novos modelos de gestão de empresas e o desenvolvimento tecnológico deixam antever que o perfil profissional dos secretários será cada vez mais qualificado. Profissionalismo, autonomia e iniciativa são já qualidades associadas a estes profissionais e a tendência parece ser no sentido de um acréscimo de responsabilidades. A opção de "partilhar" um mesmo secretário por vários directores de uma mesma empresa, por exemplo, é cada vez mais vulgar nas sociedades actuais e rompe com o modelo tradicional de um secretário por director. Muitas organizações têm também reestruturado as suas hierarquias, fazendo desaparecer os níveis hierárquicos intermédios. Estes fenómenos conduzem a que muitos secretários vejam as suas funções e responsabilidades enriquecidas e que lhes seja exigido um elevado nível de competências.

O uso generalizado da informática deixa também antever que a capacidade de operar com equipamentos informáticos será, em breve, um requisito fundamental exigido em todos os níveis e áreas de secretariado. Com o computador, muitas das tarefas tradicionais dos secretários têm vindo a ser substituídas por outras mais complexas e a tendência continuará a ser essa. Por exemplo, muitas das informações antes registadas em folhas arquivadas em dossiers são agora processadas em bases de dados informáticas.

Apesar destas tendências poderem contribuir para alguma redução das hipóteses de emprego, a procura global futura dos secretários parece ser promissora. Por um lado, existem tarefas que nunca poderão ser executadas por equipamentos de escritório, tais como a preparação de reuniões de trabalho, a elaboração de actas ou a recepção de clientes. Por outro lado, a redução de secretários por organização pode ser compensada com o aparecimento de mais organizações, pois a procura destes profissionais é fortemente determinada pelo número de empresas que venham ou não a ser criadas nos próximos anos, de acordo com a evolução da economia.

O futuro mercado de trabalho necessitará, sobretudo, de pessoas muito qualificadas e experientes. Contudo, isto não significa que quem pretenda iniciar uma carreira em secretariado necessite de frequentar um curso superior, nem que se deva começar a trabalhar ao nível do secretariado de direcção. Atendendo a que o mercado de trabalho oferece boas condições para se evoluir na carreira e a experiência profissional é muito importante na formação de um secretário, quem desejar enveredar por esta profissão não deve recear começar por baixo. Importante é nunca prescindir de uma formação contínua ao longo da carreira e aceitar apenas as ofertas de emprego para as quais se está preparado.

 

Contactos para Informações Adicionais

Ass. de Secretárias Profissionais Portuguesas, Sede: R. D. Manuel II, 136 - 2º Dt.º, 4050 Porto, Tlf. (02) 6099303; Delegação: Centro de Escritórios da Luz, Estrada da Luz, 30-A,C,D - Sala 30, 1650 Lisboa, Tlf. (01) 7273537.

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